Когда использование электронной почты для официальной переписки стало распространённым явлением, деловой мир изменился. Сегодня работа с электронными письмами занимает значительную часть дня: согласно исследованию International Data Corporation (IDC), работники тратят на прочтение и ответы писем 28% своей рабочей недели. Хотя главная цель – работать быстрее и эффективнее, мы не должны забывать о нормах поведения, которые свойственны любой форме общения, в том числе, электронной переписке. Далее мы расскажем об основах email-этикета, которые, несмотря на всю очевидность, часто забывает большинство пользователей.

Чёткая и понятная тема

Большинство людей ежедневно просматривают сотни писем в папке «Входящие», решая, что заслуживает их внимания, а что – нет. Чем понятнее указанная тема, тем больше шансов на то, что получатель прочтёт письмо.

Обязательная подпись

Каждое письмо должно включать подпись, которая сообщает получателю о том, кто вы и как с вами связаться. Настройте автоматическое добавление подписи в конце каждого письма. Укажите все необходимые контактные данные, чтобы адресату не пришлось отдельно искать ваш телефонный номер, адрес или контакты в социальных сетях.

Используйте профессиональное приветствие

«Приветик», «Йо», «Здоровеньки були» и т.д. выглядит непрофессионально, вне зависимости от того, насколько хорошо вы знаете получателя. Вместо этого используйте «Привет» или «Здравствуй/-те». Для более официальных писем подойдёт форма «Уважаемый/-ая (вставить имя или имя и отчество). Использование в приветствии имени, например, «Здравствуйте, Александра!» — вполне уместно, но не сокращайте имя человека и не употребляйте уменьшительно-ласкательные формы, если у вас деловые отношения.

Не юморите

Юмор плохо «считывается» по электронной почте. То, что вы находите забавным и смешным адресат может не понять или воспринять как сарказм (ведь реципиент не видит ваше выражение лица и не слышит тон, которым всё это говорится). Если вы сомневаетесь в рациональности той или иной шутки, лучше оставить юмор за пределами делового общения.

Корректируйте письма

Не удивляйтесь, что о вас судят по написанным вами письмам. Например, если текст изобилует описками и грамматическими ошибками, его автора характеризуют как неаккуратного, небрежного и неграмотного. Проверьте правописание, грамматику и структуру всего письма прежде, чем нажимать «Отправить».

Получатель не всегда знает, о чем идёт речь

Каждое письмо должно быть самостоятельным, даже если это – ответ на целую цепочку писем. Добавьте тему, ссылки на предыдущие письма, исследования и беседы, выводы, к которым вы пришли ранее и т.д. Освежать контекст, возвращаясь на n-ое количество писем назад – сложно и затратно по времени для получателя, который вполне справедливо может не помнить, о чём уже шла речь в вашей переписке.

Отвечайте на все письма

Давайте своевременный и вежливый ответ на каждое письмо, адресованное вам. Даже если на данный момент у вас нет полного ответа, потратьте пару минут на то, чтобы уведомить адресата о получении его послания. Если письмо отправлено вам по ошибке, ответьте на него с указанием этого.

Не рубите с плеча

Никогда не посылайте грубое или сердитое письмо и не давайте быстрый легкомысленный ответ. Обдумайте текст прежде, чем отправить его. Если вы злитесь, сохраните письмо в папку «Черновики» и перечитайте снова через некоторое время, когда успокоитесь и будете готовы сформулировать соответствующий ответ.

Следите за безопасностью данных

Каждый человек может, сам того не желая, «обнародовать» чью-либо личную информацию. Если вам нужно поделиться конфиденциальными данными, сделайте это по телефону или при личной встрече. Спросите разрешения, прежде чем размещать деликатные данные в теле письма или в прикреплённых файлах.

Не злоупотребляйте эмоциями

Знаки восклицания и другие индикаторы эмоционального волнения (смайлики, аббревиатуры по типу LOL, OMG и заглавные буквы) неуместны в деловой корреспонденции. Не используйте их, за исключением тех случаев, когда вы знаете получателя очень близко.

Чтобы привести свои электронные письма в порядок потребуется какое-то время, но благодаря этому можно заработать репутацию организованного и хорошо образованного человека. Оно того стоит.

Источник: imena.ua