Современные технологии позволяют в разы упростить ведение бизнеса, взяв на себя рутинные процессы. Перевод типовых процедур в ведение программных систем называется «автоматизация бизнеса». Это явление очень популярно, так как позволяет добиться следующих преимуществ:

• исключить рутинный ручной труд и снизить нагрузку на персонал;
• обработка информации идет намного быстрее;
• все данные объединяются в единую систему, откуда их легко получать и где ими легко управлять;
• исключаются возможные неточности и противоречивая информация в базе;
• весь документооборот приобретает стандартный вид.

Как проходит автоматизация

Нельзя просто взять и поставить программу автоматизации. Без должной подготовки, настройки функций под ваши бизнес-процессы, формирование каких-то бизнес-процессов и обучение персонала установленный софт будет просто бесполезен. Поэтому процедура всегда проходит в несколько этапов:

1. Подготовка. Пока она проходит эксперт изучает предприятие, его задачи, особенности его работы и документооборота. Итогом является составленное ТЗ.
2. Создание предварительного проекта и сметы. Подписание договора. На этом этапе определяются предварительные сроки реализации, заказчик получает информацию по будущему техническому и программному оснащению компании. После определенных обсуждений и уточнений, подписывается договор.
3. Реализация проекта. Сроки и особенности этого этапа зависят от вашей компании. Иногда работа занимает несколько дней, а в других случаях требуются месяцы.
4. Отладка и сдача работы. На этом этапе предполагается, что все работы уже завершены и остается только убедиться, что система автоматизации работает.

Обратите внимание, что все опытные компании не начинают обсуждения сроков или стоимости без изучения компании. Даже если вам назовут цены, они будут очень примерные.

Есть ли у автоматизации недостатки

Недостатки есть в любой вещи и у любого подхода, автоматизация бизнеса не стала исключением. Главные проблемы возникают при внедрении: новая техника и новые программы требуют от коллектива определенных усилий в освоении. Также слабым местом является перенос базы из одного приложения или с бумажного носителя в новую систему. Любая ошибка в данных может привести к неверному расчету в будущем.

Но большинство владельцев бизнеса сходятся на том, что недостатки автоматизации слишком незначительны, а преимущества достаточно велики, чтобы смириться с неудобствами. Тем более, что большинство сложностей имеют временный характер.