Горящие сроки, авралы, спешка и суета — все эти вещи не только добавляют нам стресса, но и становятся причиной неимоверной усталости. А вместе с ней в нашу жизнь приходит выгорание, апатия и прокрастинация. Что-что, а успевать все и при этом не чувствовать себя выжатым как лимон — настоящая задачка со звездочкой.

Меня зовут Ольга, и специально для AdMe.ru я решила провести недельный эксперимент и выяснить, можно ли выполнять все задачи вовремя и при этом не слететь с катушек.

«Я не справляюсь», — поняла я в один из тех вечеров, когда в очередной раз допоздна засиделась над проектом, который обещала сдать «еще вчера». Накопленная усталость и стыд за сорванные дедлайны причиняли почти физическую боль. Я чувствовала себя виноватой за то, что без конца переношу задачи, постоянно опаздываю и оправдываюсь перед коллегами за причиненные неудобства.

Твердо решив начать новую жизнь, я купила новенький планер и пачку ярко-желтых стикеров. Выписала все задачи на день с полной уверенностью, что теперь все будет иначе. Но, несмотря на энтузиазм, я не выполнила и половины дел. Причиной тому стал мой излишне оптимистичный настрой. Я думала, что, чтобы все успеть, достаточно составить воодушевляющий список задач и просто ему следовать. Это было ошибкой.

Расстроенная провалом в первый же день эксперимента, я решила с собой не церемониться. Чтобы выяснить, куда утекает время, я поставила на телефоне 29 будильников — через каждые полчаса с 8:00 до 22:00. И все для того, чтобы отследить и записать, как проходит мой обычный день.

К вечеру у меня начал дергаться глаз, но вовсе не от постоянного пиликания мобилки, а оттого, что вдруг поняла, что это не дел у меня слишком много, просто я своими руками «сливаю» время в никуда.

Анализируя распорядок, я заметила одну странную особенность. К концу рабочего дня я обычно чувствовала себя совершенно измотанной. Но ближе к ночи во мне вдруг просыпалось неистовое желание переделать кучу дел. Помыть холодильник, посидеть в соцсетях, бесцельно позависать в интернет-магазинах. Мне словно хотелось «пожить для себя», а не отдавать свое время исключительно работе. Из-за этого я никак не могла заставить себя вовремя идти спать, а утром просыпалась уже разбитой.

Я и раньше обещала себе ложиться пораньше, но продолжала изо дня в день засиживаться допоздна. Куча внезапно свалившихся дел никогда не убывала. Тогда я решила удерживать себя от подобных искушений: пообещала себе отключать интернет после 21:00 и не начинать никаких новых занятий. Вместо телефона стала брать в руки книгу, а залипание в соцсетях заменила более качественным общением с мужем, расслабляющей ванной с солью и душевным чаепитием. В первый же вечер я почувствовала себя спокойнее, словно умственную жвачку в голове кто-то наконец поставил на паузу.

Эксперты по тайм-менеджменту в один голос твердят, что, прежде чем приступать к планированию, нужно четко обозначить свои приоритеты. Одни предлагают составить колесо баланса, вторые — хаотично записать свои дела в тетрадь, позволяя тем самым проявиться бессознательному, третьи — ответить на вопросы о том, чего бы вам хотелось достичь через 5 лет, год или месяц.

Все эти методы имеют свои плюсы и минусы. Я же решила испробовать матрицу Эйзенхауэра. Суть этого способа планирования состоит в том, чтобы выделить 4 типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Способ позволяет понять, чему действительно стоит уделить время как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе.

Выяснилось, что строка «важное» у меня практически переполнена. В ней оказались и рабочие проекты, и занятия английским, и уроки немецкого, и тренировки в тренажерном зале, и время, проведенное с семьей и с друзьями.

«Переоценка ценностей» далась мне с большим трудом. Получасовая болтовня с подругой — кажется, это достаточно важно для поддержания близких связей. Но не так первостепенно, как решение рабочих задач. А может, я рассуждаю слишком цинично? Что важнее: занятия английским или посещение тренажерки? С одной стороны — мои карьерные возможности, а с другой — здоровье и фигура.

Все эти метания были попыткой «впихнуть невпихуемое» в далеко не резиновое расписание. Трезво оценив свои силы, я составила новую матрицу Эйзенхауэра.

Пришлось временно вычеркнуть из списка своих приоритетов изучение немецкого языка — дело, которое еще вчера казалось мне и срочным, и важным. Я решила вернуться к нему после того, как приведу в порядок свое расписание. Обязательные утренние тренировки перетекли из графы «важное и срочное» в «важное, но несрочное». Буду тренироваться не утром, а когда есть время, решила я. Встречу с подругой тоже пришлось отложить до лучших времен — уверена, она поймет.

Так в графе «важное и срочное» остались только рабочие проекты, а в графе «важное и несрочное» — все то, что важно лично мне и где я могу играть с графиком, не подводя при этом других людей.

Казалось бы, теперь, когда приоритеты расставлены, нагрузка уменьшена, а важное отделено от неважного, все должно пойти как по маслу. Но не тут-то было. Рабочий день вместо заявленных 8 все еще растягивался на старые добрые 10 часов.

Работая из дома, я не обращала внимания, сколько тратится на «пожирателей времени». Сообщения в мессенджере, требующий внимания домашний питомец или члены семьи, которые не видят ничего плохого в том, чтобы немного поболтать в течение дня, — все это похищает ценные часы и удлиняет рабочий день. Так же, как и бесполезный скроллинг соцсетей, перерывы на чаек и профилактические подходы к холодильнику. В итоге создалась плачевная ситуация: казалось бы, весь день сидишь около компьютера, а реальная работа не сдвинулась ни на йоту.

На 4-й день эксперимента я решила устранить главный отвлекающий фактор — спутника жизни. Мы с мужем живем в однушке и оба работаем удаленно. Попросила его не таскаться на кухню лишний раз: до вечера это мой кабинет. Супруг посмотрел с недоверием: «Я что, тебя раздражаю?», а потом и вовсе заявил: «Понятно, ты от меня устала!» Пришлось подробно объяснить цели эксперимента и пообещать, что если все удастся, то мы сможем больше времени проводить вместе.

К вечеру муж и сам заметил, что был более сконцентрирован на задачах, успел выполнить чуть больше дел, чем обычно, а главное, по-настоящему соскучился, хоть мы и находились все время в одной квартире.

На протяжении эксперимента я испробовала множество способов систематизации задач, но не все они показались мне эффективными. Например, некоторые специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют придерживаться «правила 1-3-5»: каждый день ставить себе 1 большую задачу, 3 средние и 5 маленьких. Ни больше и ни меньше. Мне такая постановка вопроса показалась высасыванием обязанностей из пальца.

Я остановилась на правиле 3 задач и 20 минут. Каждое утро я выделяла 10 минут на то, чтобы записать в ежедневник 3 основных дела, выполнив которые я могла бы сказать себе, что день прошел не зря. Задачи я прописывала вполне конкретно и детально — это помогало мне ставить перед собой четкие цели. И каждый вечер я тратила 10 минут на то, чтобы обозначить, что получилось сделать, и проанализировать, с чем справиться не удалось.

Делать это можно где угодно: в специальном приложении (например, Todoist, Any.do, Tusk), в файле Excel или документах Google. Лично мне удобнее записывать список дел ручкой в блокноте: зачеркивание выполненных задач — особый вид наслаждения.

К концу эксперимента я поняла, что большой моей ошибкой было то, что я не разграничивала личное и рабочее время. А это едва ли не главная причина профессионального выгорания, падения работоспособности и, как следствие, срыва дедлайнов.

Рабочее пространство должно быть строго обозначено: никаких «поработаю сегодня в кровати»! Трудовой день должен иметь четкое окончание (например, 18:00 и не позже). Часовой обеденный перерыв лучше проводить сидя за кухонным столом, а не за компьютером. Все это позволяет меньше уставать в течение дня и концентрироваться в рабочее время именно на профессиональных задачах.

На 6-й день эксперимента я совсем разгулялась и объявила, что мне жизненно необходим «час любви к себе»: нанести маску на лицо, выпить в одиночестве чашку кофе, неспешно полистать журнал. Узнав об этом, свекровь сухо поджала губы: «А мы вот раньше вкалывали с утра до ночи и о выгорании даже не знали. Лучше бы детей завели — тогда бы поняли, что значит уставать!» Что ж, не все понимают, что отдых — это не блажь, а необходимость, без которой полноценная работа попросту невозможна.

Эксперимент показал, что выполнять все задачи вовремя вполне реально. Главное — правильно расставить приоритеты, научиться отделять личное время от рабочего, важные дела от неважных, а мух от котлет. Иногда нужно заставить замолчать внутреннего паникера, который стоит над душой и поторапливает, убеждая в том, что быть продуктивным нужно 24/7.

Возможно, члены семьи не сразу поддержат вашу затею изолироваться от них, чтобы сосредоточиться на работе. Однако вскоре они сами убедятся: чем эффективнее работает любимый человек, тем лучше он себя чувствует и тем больше у него времени на общение с близкими.

К концу недели я поняла: умение все делать вовремя — это не врожденный дар, а «мышца», которую можно натренировать. Мне пришлось отказаться от некоторых дел. Например, сделать паузу в изучении немецкого языка и перенести общение с друзьями исключительно на выходные — даже звонки. Зато я начала больше отдыхать, раньше ложиться спать и меньше нервничать. Главное, я перестала откладывать «новую жизнь» на очередной понедельник. Вполне неплохой результат для 7 дней эксперимента.

А как у вас обстоят дела с тайм-менеджментом? Пользуетесь ли вы какими-нибудь лайфхаками по управлению временем?